Ticket Pilot · KI für IT-Systemhäuser
Mehr Umsatz. Weniger Personalabhängigkeit.
Die KI-Schicht über Ihrem bestehenden Ticketsystem. Ticket Pilot dockt an TANSS, Venabo oder Jira an und löst die vier größten Engpässe Ihres Systemhauses gleichzeitig.
Aus der Praxis
Ich rede seit Jahren über saubere Dokumentation. Und wir führen das Tool ein und zack, plötzlich erledige ich mehrere Probleme auf einmal. Sparen uns vorne Zeit, erhöhen den Service zum Kunden, haben Skalierbarkeit im Prozess und die Dokumentationsthematik erledigt sich von selbst. Hätte ich nicht gedacht.
Ext-Com IT GmbH, ausgezeichnet als „Bester IT-Dienstleister Deutschlands 2024“ (ChannelPartner), setzt Ticket Pilot produktiv ein. Zur Case Study
Das Problem
Ihr Systemhaus stößt an eine unsichtbare Decke.
Vier Engpässe bremsen Ihr Wachstum. Jeder für sich teuer, zusammen ein strukturelles Risiko.
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5 bis 15% Umsatzverlust
Sie verschenken Umsatz, ohne es zu merken
Abrechenbare Leistungen gehen im Managed-Service-Alltag unter. Techniker wissen nicht, was in der Flatrate ist und was separat fakturiert werden muss. Bei 3 Mio. € Umsatz sind das bis zu 450.000 € pro Jahr.
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3 bis 6 Monate Einarbeitung
Ihr Wissen steckt in Köpfen, nicht in Systemen
Wenn Ihr bester Techniker morgen kündigt, geht das Lösungswissen aus Jahren mit ihm. Ein neuer Techniker braucht 3 bis 6 Monate, um es wieder aufzubauen.
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109.000 offene IT-Stellen
Sie finden keine Techniker
Die wenigen guten Leute gehen zu Microsoft, SAP oder ins Remote-Startup. Die Konsequenz: Systemhäuser lehnen Neukundenanfragen ab, weil die Kapazität fehlt.
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Kapazität am Limit
Sie können nicht wachsen, ohne einzustellen
Jeder neue Managed-Service-Kunde braucht mehr Kapazität. Ein großer Teil des Tages geht für Sortieren, Zuweisen und Einordnen drauf. Was bei 10 Kunden funktioniert, bricht bei 100 zusammen.
Die Lösung
Kein neues Ticketsystem. Eine intelligente Schicht darüber.
Phase 1
Ordnung schaffen
Neues Ticket kommt rein, per E-Mail, Anruf oder Portal. Ticket Pilot analysiert, kategorisiert und priorisiert automatisch. Und prüft vorab: Flatrate oder abrechenbar?
Phase 2
Schneller lösen
Skill-Matching weist dem richtigen Techniker zu, mit Live-Kalender-Check. Der Co-Pilot liefert Lösungswege aus Ihrer Ticket-Historie und Herstellerdokus.
Phase 3
Automatisch lernen
Der Analyst bewertet jedes abgeschlossene Ticket und baut nebenbei Ihre Wissensdatenbank auf. Ohne Dokumentationsprojekt.
Fähigkeiten
Was Ticket Pilot heute übernimmt.
Sechs Agenten, produktiv im Einsatz. Kein Roadmap-Versprechen.
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Alleinstellung
Wirtschaftlichkeits-Check
Bevor ein Techniker eine Minute investiert, prüft der Agent: Flatrate oder abrechenbare Zusatzleistung? Konfiguriert mit Ihren Vertragsbedingungen und Produktportfolios.
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Intelligente Triage
Betreff-Bereinigung, SLA-Priorisierung, Auto-Kategorisierung. Aus „Fwd: Problem!!!“ wird „Exchange Cluster Ausfall bei Kunde XY“. In Sekunden statt Minuten.
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Skill-basiertes Routing
M365-Problem, M365-Experte. Nicht der, der gerade am wenigsten zu tun hat. Mit Live-Kalender-Check gegen Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten.
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KI-Lösungsvorschläge
Durchsucht Ihre gesamte Ticket-Historie, Ihr internes Wiki und Herstellerdokumentationen. Liefert kontextbezogene Lösungswege, echtes Senior-Wissen.
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Qualitätsanalyse & Wissensaufbau
Jedes abgeschlossene Ticket wird automatisch bewertet: SLA-Einhaltung, Lösungsweg, Doku-Qualität. Nebenbei entsteht eine Wissensdatenbank.
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Telefon-Agent
Nimmt Anrufe entgegen, wenn die Leitungen belegt sind oder außerhalb der Öffnungszeiten. Transkribiert und erstellt vollautomatisch ein qualifiziertes Ticket.
In der Praxis
Was passiert, wenn ein Ticket reinkommt.
Beispiel: ein Exchange-Cluster-Ausfall landet als „Fwd: Problem!!!“ im Postfach.
| Schritt | Mit Ticket Pilot | Ohne Ticket Pilot |
|---|---|---|
| Betreff | ✓ Ja. Klarer Incident-Titel | ✗ Nein. Fwd: Problem!!! |
| Priorität | ✓ Ja. Critical, Business-Impact | ○ Teilweise. Normal (Default) |
| Zuweisung | ✓ Ja. Skill + Verfügbarkeit | ○ Teilweise. Wer gerade Zeit hat |
| Vertragscheck | ✓ Ja. Abrechenbar markiert | ✗ Nein. Keiner |
| Lösungshilfe | ✓ Ja. Ähnliche Tickets + Doku | ✗ Nein. Google oder Kollegen |
| Dokumentation | ✓ Ja. Automatisch nach Abschluss | ✗ Nein. Mach ich später |
Beispielwerte aus dem produktiven Einsatz. Priorisierungen und Zuweisungen bleiben Vorschläge, die Ihr Dispatcher bestätigt oder überschreibt.
Messbare Ergebnisse
Was KI-gestützte Ticket-Automatisierung bringt.
Konservative Schätzung für ein Systemhaus mit 18 Technikern und 900 Tickets pro Monat.
Produktivitätsdaten: NBER/Stanford/MIT-Studie 2023 (peer-reviewed, n = 5.179). Einsparmodell basierend auf Pilotkundendaten, Branchenbenchmarks und Synaxon Preisspiegel 2025.
Security & Compliance
Maximaler Schutz, volle Kontrolle.
Auch für Kunden mit Berufsgeheimnisträger-Status: EU-Hosting, Mandantentrennung, MFA und SSO über Azure AD oder Okta.
- ✓ DSGVO-konform Auftragsverarbeitungsvertrag liegt fertig vor
- ✓ EU-Datenhaltung Deutsche Rechenzentren, Mandantentrennung inklusive
- ✓ Kein KI-Training mit Ihren Daten Vertraglich zugesichert, auch bei Drittanbietern
Häufige Fragen
Was uns Systemhaus-Chefs im Erstgespräch fragen.
Wir haben schon drei Tools eingeführt, die keiner nutzt. Warum wird das hier anders?
Weil Ticket Pilot kein neues Tool ist, das Ihre Techniker aktiv öffnen und befüllen müssen. Es sitzt als Schicht über Ihrem bestehenden Ticketsystem und arbeitet im Hintergrund. Tickets kommen rein, werden automatisch analysiert, kategorisiert und zugewiesen, ohne dass jemand seinen Workflow ändern muss. Ihr Team merkt den Unterschied an den Ergebnissen, nicht an zusätzlicher Arbeit.
Mein Senior-Techniker sagt, er braucht keine KI.
Hat er wahrscheinlich recht, für sich selbst. Die KI ist nicht dafür gebaut, Ihrem besten Mann zu erklären, wie Exchange funktioniert. Sie macht das Wissen Ihres Seniors für den Rest des Teams verfügbar und nimmt ihm die Aufgaben ab, die ihn nerven: Tickets sortieren, Password Resets, Doku schreiben. Im Ergebnis bekommt er mehr Zeit für die komplexen Fälle, und Ihre Junioren hören auf, ihn alle fünf Minuten zu fragen.
Was wenn die KI Mist baut, falsch priorisiert, ein SLA-Ticket übersieht?
Ticket Pilot ersetzt keine Entscheidungen, es bereitet sie vor. Priorisierungen und Zuweisungen sind Vorschläge, die Ihr Dispatcher oder Techniker mit einem Klick bestätigt oder überschreibt. Bei kritischen Tickets geht zusätzlich ein Warnhinweis an den Dispatcher. Sie behalten die volle Kontrolle. Und ehrlich: Die KI vergisst kein Freitag-Nachmittag-Ticket, weil sie ins Wochenende will.
Wir nutzen Venabo. Wie tief geht die Integration wirklich?
Bidirektional. Ticket Pilot liest Tickets aus Venabo, reichert sie an (Kategorie, Priorität, Tags, Vertragsabgleich) und schreibt die Ergebnisse zurück. Ihre Techniker arbeiten weiter in Venabo, die KI-Ergebnisse erscheinen direkt im Ticket. Kein zweites Interface, kein Tab-Wechsel. Das gleiche Prinzip gilt für TANSS und Jira.
Wie lange dauert die Einführung? Wir haben keine Zeit für monatelange Projekte.
Das Onboarding dauert in der Regel zwei bis vier Wochen. Woche eins: Integration einrichten, Wirtschaftlichkeits-Check mit Ihren Vertragsdaten konfigurieren. Woche zwei und drei: Ticket Pilot läuft parallel mit, Sie prüfen die Ergebnisse. Ab Woche drei oder vier läuft das System produktiv. Kein Big-Bang, kein Parallelbetrieb über Monate.
Wo liegen unsere Kundendaten, und landen die in irgendeinem KI-Modell?
Ihre Daten liegen auf EU-Servern, DSGVO-konform, mit Mandantentrennung. Kein anderer Kunde sieht Ihre Tickets. Und nein: Ihre Daten fließen nicht ins Training von KI-Modellen, weder in unsere noch in die von Drittanbietern. Das ist vertraglich zugesichert. Wenn Ihr Datenschutzbeauftragter eine AVV braucht, liegt sie fertig vor.
Wir betreuen Kunden mit Berufsgeheimnisträger-Status. Geht das überhaupt?
Ja. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, EU-Hosting, keine Datennutzung für Modelltraining, Mandantentrennung. MFA und SSO über Azure AD oder Okta. Wir kennen die Anforderungen: Visionary Data betreut selbst Kunden aus regulierten Branchen wie Steuerberatung und Recht.
Wie erkenne ich, ob sich das für uns überhaupt lohnt?
Genau dafür gibt es das kostenlose Ticket-Audit. Wir analysieren 100 Ihrer letzten Tickets und zeigen konkret: wie viele abrechenbare Leistungen durchgerutscht sind, wie Ihre Triage-Zeiten aussehen, wo Fehlzuweisungen passieren. Mit echten Zahlen aus Ihrem Betrieb. Dauert 30 Minuten, ist unverbindlich. Dazu vermitteln wir das Gespräch mit Systemhaus-Kollegen, die das Tool bereits einsetzen.
Der nächste Schritt
Sehen Sie Ticket Pilot in 30 Minuten. Und gehen Sie mit einem konkreten Einführungsplan raus.
Live-Demo mit Ihren Szenarien. Oder erst das kostenlose Ticket-Audit mit 100 Ihrer letzten Tickets.