Eigenen KI-Assistenten erstellen: Anleitung für Kanzleien

Vier Kanzleien haben uns in den letzten Monaten dieselbe Frage gestellt, jede mit eigenen Worten: Können wir einen eigenen Assistenten für unser internes Schulungswissen bauen, ohne programmieren zu können? Die kurze Antwort ist ja. Einen eigenen KI-Assistenten erstellst du heute komplett im Dialog, ohne eine Zeile Code, über den GPT-Builder von OpenAI: Name und Beschreibung festlegen, deine Anweisungen reinschreiben, ein paar Dokumente als Wissen hochladen, fertig. Die längere Antwort, und die ist für eine Steuerkanzlei die wichtigere, dreht sich darum, was so ein Assistent taugt, sobald Mandantendaten und Formatstreue ins Spiel kommen.

Eigenen KI-Assistenten erstellen, ohne zu programmieren: so geht der no-code-Weg

Der gängige Einstieg heißt Custom GPT. Du brauchst dafür mindestens ein ChatGPT-Plus-Abo, dann öffnest du den GPT-Builder und legst im Reiter Erstellen im Gespräch fest, was der Assistent können soll. Du gibst ihm einen Namen, eine Beschreibung und vor allem die Anweisungen, also die Rolle und die Regeln, an die er sich halten soll. Im Wissensbereich lädst du Dokumente hoch, auf die er sich beziehen darf, etwa eure interne Checkliste für Existenzgründer oder den Standardtext für eine Fristverlängerung. Das ist in wenigen Schritten erledigt und verlangt kein technisches Wissen.

Zapier bringt es auf den Punkt: Custom GPTs lassen sich ohne eine einzige Zeile Code bauen. Die einzige Stelle, an der es technischer wird, sind sogenannte Actions, also die Anbindung an externe Systeme über eine Schnittstelle. Für einen Assistenten, der eure Schreiben formuliert oder euer Schulungswissen abfragt, brauchst du die nicht. Insofern stimmt das Versprechen: Den Bau selbst schafft jeder in der Kanzlei.

Warum ein langer Prompt noch kein verlässlicher Assistent ist

Hier fängt der ehrliche Teil an. Ein Custom GPT ist im Kern ein gespeicherter, langer Prompt mit ein paar hochgeladenen Dateien. Das funktioniert gut, solange die Eingaben gleich bleiben. Es wird brüchig, sobald sie variieren. Eine Kanzlei hat uns genau das beschrieben: Bei kleinen Änderungen an der Eingabe verliert der Assistent das vorgegebene Tabellenformat, das er eigentlich immer einhalten sollte. Mal kommt die ordentliche Tabelle, mal eine Aufzählung, mal Fließtext. Wer das Ergebnis danach jedes Mal von Hand nachzieht, hat die Zeitersparnis wieder verschenkt.

Das ist keine Macke eines einzelnen Tools, sondern die Grenze des Ansatzes. Ein Prompt beschreibt einen Wunsch. Er erzwingt kein Verhalten. Ein Assistent, der für die wiederkehrende Arbeit in einer Kanzlei taugt, muss mehr leisten als hübsch antworten, wenn man ihn nett fragt. Er muss bei der dreißigsten Variante einer Mandantenanfrage dasselbe Format liefern wie bei der ersten. Genau diese Zuverlässigkeit ist der Unterschied zwischen einer Spielerei und einem Baustein im Tagesgeschäft.

Wofür sich ein selbstgebauter Assistent in der Kanzlei wirklich eignet

Es gibt sinnvolle Einsätze, und es lohnt sich, sie von den heiklen zu trennen. Gut funktionieren Assistenten für Aufgaben, bei denen kein geschütztes Mandantengeheimnis im Spiel ist und das Ergebnis ohnehin durch einen Menschen geht: ein Assistent, der eure internen Schulungsunterlagen durchsuchbar macht, einer, der aus Stichpunkten einen erster Entwurf für ein allgemeines Mandantenrundschreiben formuliert, einer, der einen komplizierten Sachverhalt für die Ablage zusammenfasst. Das spart Zeit und hat ein überschaubares Risiko.

Vorsicht ist geboten, sobald konkrete Mandantendaten in den Assistenten wandern oder das Ergebnis ungeprüft nach draußen geht. Dann verschiebt sich die Frage vom Komfort zum Berufsrecht, und dort gelten andere Regeln.

Wo ein Custom GPT auf dem privaten Account an seine Grenze stößt

Der Bau ist einfach. Die Datenbasis darunter ist es nicht. Ein Custom GPT auf einem normalen ChatGPT-Konto ist keine geeignete Grundlage für Mandantendaten, und das hat einen handfesten Grund. Bei den Standardversionen von ChatGPT nutzt der Anbieter Eingaben grundsätzlich auch, um seine Modelle weiter zu trainieren. Die Datenschutzberatung activeMind hält fest, dass OpenAI für die Consumer-Versionen weder einen Auftragsverarbeitungsvertrag noch dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen bereitstellt. Für die geschäftlichen Varianten über API oder Enterprise sieht das anders aus, dort liegt ein vollständiger AVV vor und die Eingaben fließen nicht ins Training.

Für eine Kanzlei heißt das: Sobald in den Assistenten echte Mandantennamen, Belege oder Bescheide wandern, ist ein Assistent auf dem privaten Plus-Account die falsche Basis. Die Verschwiegenheitspflicht des steuerberatenden Berufs nach § 203 StGB verlangt, dass du den Dienstleister entweder vertraglich verbindlich auf die Verschwiegenheit verpflichtest oder dir der Mandant ausdrücklich erlaubt, darauf zu verzichten (§ 62a Abs. 6 StBerG). Beim privaten Plus-Account trägt beides nicht: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag fehlt, die Eingaben fließen ohnehin ins Training, und einen widerruflichen Einzelverzicht von jedem Mandanten einzuholen ist keine Grundlage für den laufenden Betrieb. Warum DSGVO-Konformität allein für die Kanzlei nicht reicht, hängt genau an dieser berufsrechtlichen Schiene. Die Bundessteuerberaterkammer hat dazu einen FAQ-Katalog zum KI-Einsatz veröffentlicht, der genau diese Punkte adressiert: das Mandantengeheimnis, die datenschutzrechtlichen Pflichten und die sorgfältige Auswahl des KI-Dienstleisters. Das ist keine Formalie, die man später nachholt. Es entscheidet, ob ein Assistent überhaupt mit echten Fällen arbeiten darf.

Geschlossene Verlags-KIs lassen dich gar keine eigenen Assistenten bauen

Die meisten fachlich vorbefüllten KIs aus der Steuer- und Rechtswelt sind geschlossene Systeme. Du fragst, sie antworten aus ihrem Bestand, und das war es. Eigene Assistenten, eigene Abläufe, eigene Wissensbasis aus euren Unterlagen lassen sie nicht zu. Das ist kein Versehen, sondern Bauart: Diese Tools sind als nachschlagewerkartige Auskunft gedacht, nicht als Plattform, auf der eine Kanzlei ihre eigenen Routinen abbildet.

Für eine Kanzlei mit eigenem Schulungswissen, eigenen Schreibstandards und eigenen wiederkehrenden Prüfroutinen ist das eine echte Einschränkung. Was eine Kanzlei besonders macht, steckt selten im allgemeinen Steuerwissen, das jeder hat. Es steckt in der Art, wie sie ihre Mandanten betreut, welche drei Dinge sie bei einem bestimmten Mandantentyp immer prüft, wie ihre Schreiben klingen. Eine KI, in der du keine eigenen Assistenten anlegen kannst, lässt genau dieses Wissen außen vor.

Wie ASCADI das Selbst-Bauen für Kanzleien angeht

ASCADI ist der KI-Arbeitsplatz für die Steuerkanzlei, und der Gedanke des Selbst-Bauens steckt darin von zwei Seiten. Zum einen gibt es eine große Bibliothek an Assistenten und Skills, die wir bereits für Kanzleien gebaut haben, dazu Steuerberater-Tools wie den Steuergeneralist Pro, der das Steuerberatungswissen im Hintergrund mitführt, und eigene Prozess-Agents wie den Steuerbescheidprüfer. Das ist heute verfügbar. Du startest mit Bausteinen, die für die Kanzlei schon zu Ende gedacht sind.

Zum anderen kommt die Möglichkeit, eigene Skills und Assistenten selbst zu bauen, gerade dazu. Dieses Self-Build-Feature rollt aktuell aus. Der Unterschied zum Custom GPT auf dem privaten Account liegt nicht im Bauen an sich, das ist dort wie hier no-code. Er liegt in der Basis darunter, und das gleich doppelt. Ein gebauter Skill ist mehr als ein langer Prompt: Er legt das gewünschte Verhalten fester an als eine bloße Anweisung im Chatfenster, was beim wiederkehrenden Format helfen soll, wie stabil das in der breiten Ausrollung trägt, prüfst du am besten am eigenen Standardschreiben. Und die Verarbeitung ist über durchgängige Vereinbarungen vom Arbeitsplatz bis zum Modellanbieter so aufgesetzt, dass die Verschwiegenheitsbindung durchgereicht wird und Mandantendaten verarbeitet werden dürfen, ohne sie vorher von Hand schwärzen zu müssen. Den Vergleich, wo eine generische Plattform endet und eine Steuer-Vertikale anfängt, haben wir im Vergleich der KI-Tools für Steuerberater ausführlicher gezogen.

Der ehrlichste Weg, das zu prüfen, ist ein wiederkehrendes Schreiben aus deiner eigenen Kanzlei. Nimm den Standardbrief, den ihr diese Woche dreimal rausgeschickt habt, und baue einen Assistenten dafür. Dann schick ihm fünf leicht unterschiedliche Fälle hintereinander und schau, ob das Format jedes Mal hält. An dieser Stelle zeigt sich, ob aus einem netten Prompt ein verlässlicher Baustein wird.