57 % der Steuerberater in Deutschland sind über 50 Jahre alt (BStBK STAX 2024). In den kommenden zehn Jahren wird ein erheblicher Teil von ihnen die Kanzlei verlassen, in den Ruhestand gehen oder die Praxis übergeben. Was bleibt, sind Buchungsdaten in DATEV. Was geht, ist das Wissen darüber, wie man den schwierigen Mandanten XY betreut, warum Branche Z bei der Bewertung besondere Aufmerksamkeit braucht und welcher Beratungsansatz beim Unternehmensverkauf funktioniert hat. Dieser Artikel vergleicht drei Ansätze für Kanzlei-Wissensmanagement: DATEV, SharePoint und KI-gestützte Systeme, die bestehendes Wissen erschließen und gleichzeitig neues Wissen aus dem Kanzleialltag aufbauen.
Was verlieren Kanzleien, wenn ein Senior-Partner geht?
Prof. Dr. Michael Müller, Professor für Organisation und Management an der Hochschule Ansbach, bringt es im DATEV Magazin auf den Punkt: „Stellen Sie sich vor, dieses geballte Erfahrungswissen scheidet mit den Ruheständlern aus." Was Müller beschreibt, betrifft nicht nur die Hochschullandschaft. Es ist die zentrale Herausforderung für jede Steuerkanzlei mit erfahrenen Partnern.
Kanzleiwissen existiert in zwei Formen. Die erste Form, explizites Wissen, ist dokumentiert: Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, Lohnabrechnungen, Verträge. Diese Daten liegen in DATEV, im DMS, auf dem Server. Sie überleben den Weggang eines Partners problemlos.
Die zweite Form ist gefährlicher, weil sie unsichtbar ist. Implizites Wissen umfasst Beratungsansätze für bestimmte Branchen, Verhandlungserfahrung mit der Betriebsprüfung, das Gespür dafür, welche Mandanten bei welchem Thema sensibel reagieren, und die Einschätzung, wann eine steuerliche Gestaltung zu aggressiv wird. Dieses Wissen liegt in Köpfen, in E-Mail-Postfächern und in Gesprächsnotizen, die nur der Verfasser versteht.
Laut BStBK sind 30 % der Steuerberater über 60 Jahre alt. Die Mandantenabwanderung bei einer Kanzleiübergabe wird branchenüblich auf 15 bis 30 % geschätzt (Branchenerfahrung, Angaben variieren je nach Übergabemodell). Ein Teil dieser Abwanderung lässt sich auf den Verlust von implizitem Wissen zurückführen: Der Nachfolger kennt die Mandanten nicht so gut, versteht branchenspezifische Besonderheiten nicht sofort, muss Beratungsansätze neu erarbeiten, die der Vorgänger in zwanzig Jahren Praxis aufgebaut hat.
Warum DATEV das Wissens-Problem nicht löst
DATEV ist der Standard in der deutschen Steuerberatung. 40.293 Mitglieder und 1,514 Milliarden Euro Umsatz (DATEV Geschäftsbericht 2024), alternativlos bei Deklaration und Lohnabrechnung. Das ist keine Kritik, das ist eine Tatsache.
Was DATEV speichert, sind Buchungsdaten, Steuererklärungen, Lohnabrechnungen und digitale Belege. Was DATEV nicht speichert: den Beratungsansatz, den Ihre erfahrenste Kollegin für Arztpraxen entwickelt hat. Die Einschätzung, warum Mandant Müller bei Thema Nachfolge empfindlich reagiert. Die Erkenntnis, dass bei Branche X die Betriebsprüfung regelmäßig Punkt Y beanstandet.
Die DATEV KI-Werkstatt, das aktuelle KI-Angebot, fokussiert auf steuerrechtliche Recherche. Eine Analyse von Mietverträgen, Geschäftsführerverträgen oder Mandantenkorrespondenz ist nicht vorgesehen. Eine Meeting-Dokumentation, die Beratungsgespräche festhält, existiert nicht im DATEV-Portfolio. Das sind keine Schwächen im engeren Sinne. DATEV wurde gebaut, um Deklaration und Buchhaltung abzuwickeln, nicht um Erfahrungswissen zu konservieren. Die Lücke ist trotzdem real. Die Lösung ist aber nicht, DATEV zu ersetzen, sondern das, was DATEV nicht abdeckt, mit einem zusätzlichen System zu ergänzen.
SharePoint und Microsoft 365: Starke Ablage, schwaches Wissensmanagement
SharePoint ist die naheliegende Antwort vieler IT-Berater auf das Wissensmanagement-Problem. Dokumentenablage, Volltextsuche, Teams-Integration, Power Automate für Workflows. Als Ablagesystem ist SharePoint solide. Als Wissensmanagement-Lösung für Kanzleien scheitert es an der Praxis.
Das Ordner-Problem löst SharePoint nicht, es verschiebt es nur. In den meisten Kanzleien sieht die Realität so aus: Es gibt eine zentrale Ablage. Theoretisch liegt dort alles. Praktisch nutzt sie kaum jemand konsequent, weil die Suche zu umständlich ist oder die Ordnerstruktur nicht zum eigenen Arbeitsstil passt. Also speichern Sachbearbeiter die aktuelle Version auf dem lokalen Rechner. Das Ergebnis: Vom selben Dokument existieren acht verschiedene Versionen an fünf verschiedenen Orten. SharePoint ändert daran wenig. Es bietet eine weitere zentrale Ablage, die funktioniert, solange alle Beteiligten diszipliniert ablegen, taggen und pflegen. In einer Kanzlei mit 30 Mitarbeitenden und Abgabetermindruck hält diese Disziplin erfahrungsgemäß drei Monate.
Keine KI-gestützte Wissensextraktion. SharePoint speichert Dokumente und macht sie per Volltextsuche auffindbar. Was es nicht kann: den Inhalt von 2.000 Dokumenten verstehen und auf eine natürlichsprachliche Frage eine synthetisierte Antwort geben. Wer in SharePoint nach „Beratungsansatz Arztpraxis Nachfolge" sucht, bekommt eine Liste von Dateien. Keine Antwort. Der Unterschied zwischen „Dokument finden" und „Wissen abrufen" ist genau der Punkt, an dem SharePoint aufhört und Wissensmanagement anfängt.
Kein Branchen-Kontext. SharePoint kennt weder die Begriffswelt der Steuerberatung noch die regulatorischen Anforderungen der Branche. Jede Kanzlei, die SharePoint als Wissensmanagement-Lösung einsetzen will, braucht Custom-Entwicklung, interne IT-Kompetenz und laufende Wartung. Für eine 30-Personen-Kanzlei ist das selten realistisch.
Für Kanzleien, die Mandantendaten in Cloud-Diensten verarbeiten, stellt sich zusätzlich die Frage der §203-Konformität. Die rechtliche Einordnung hängt vom konkreten Vertragsmodell und der Datenverarbeitung ab. Eine detaillierte Analyse zu Cloud-KI und §203 StGB haben wir in einem separaten Artikel aufbereitet.
| Kriterium | DATEV | SharePoint/M365 | KI-Wissensdatenbank (z. B. ASCADI) |
|---|---|---|---|
| Buchungsdaten und Deklaration | ✅ Kernfunktion | ❌ Kein Steuer-Tool | Setzt auf DATEV auf, ersetzt es nicht |
| Dokumentenablage | ✅ DMS vorhanden | ✅ Kernfunktion | Greift auf bestehendes DMS zu |
| Implizites Kanzleiwissen | ❌ Nicht vorgesehen | ⚠️ Nur mit Custom-Aufbau | ✅ KI-gestützte Extraktion |
| Meeting-Dokumentation | ❌ Kein Feature | ⚠️ Teams-Transkription | ✅ Meeting Intelligence |
| Natürlichsprachliche Suche | ❌ | ❌ | ✅ |
| Branchen-Kontext | ✅ Steuerrecht | ❌ | ✅ Je nach Konfiguration |
| Einführungsbegleitung | ✅ DATEV-Schulungen | ❌ Self-Service | ✅ Strukturiertes Onboarding* |
*Gilt für Anbieter mit Einführungsprogramm, wie ASCADI von Visionary Data es anbietet. ASCADI ergänzt bestehende Systeme (DATEV, DMS, E-Mail), es ersetzt sie nicht.
Wie KI-gestütztes Wissensmanagement in der Kanzlei funktioniert
Ein Missverständnis vorweg: KI-gestütztes Wissensmanagement ersetzt weder DATEV noch Ihr DMS noch SharePoint. Es setzt auf den Datenquellen auf, die Sie bereits haben. Ihre Arbeitsanweisungen, internen Prozessbeschreibungen, die Mandantenkorrespondenz per E-Mail, Beratungsnotizen im DMS: All das bleibt, wo es ist. Die KI-Schicht legt sich darüber und macht diese Daten über eine sogenannte RAG-Wissensdatenbank (Retrieval Augmented Generation) durchsuchbar. Mitarbeitende stellen eine Frage in natürlicher Sprache und erhalten eine Antwort, die auf den eigenen Kanzleidokumenten basiert, nicht auf dem Internet.
Der Clou dabei: Sie müssen nichts umziehen, nichts migrieren, keine Ablagestruktur ändern. Die Wissensdatenbank greift auf Ihre bestehenden Quellen zu. DATEV bleibt Ihr System für Deklaration und Buchhaltung. Das DMS bleibt Ihre Dokumentenablage. Die KI-Schicht erschließt das, was in diesen Systemen bisher nur durch manuelles Suchen zugänglich war.
Ein Beispiel: Eine neue Mitarbeiterin betreut zum ersten Mal einen Mandanten aus der Gastronomie. Statt den Kanzleiinhaber zu fragen (der gerade in einer Besprechung sitzt) oder in fünf Ordnern nach der letzten Brancheninfo zu suchen, fragt sie den Wissens-Assistenten: „Worauf müssen wir bei Gastronomiebetrieben bei der Kassenführung besonders achten?" Der Assistent synthetisiert die Antwort aus den internen Arbeitsanweisungen, bisheriger Mandantenkorrespondenz und hinterlegten Prüfungsprotokollen.
Das ist die eine Seite: bestehendes Wissen erschließen. Die andere Seite ist mindestens genauso relevant: neues Wissen erzeugen, das bisher gar nicht dokumentiert wurde. Meeting Intelligence und Voice-Dictation protokollieren Mandantengespräche automatisch und legen die Zusammenfassungen strukturiert ab. Das Beratungsgespräch, das bisher als handschriftliche Notiz auf einem Post-it endete oder gar nicht festgehalten wurde, wird zum durchsuchbaren Kanzlei-Asset. Wenn Ihre Kollegin in sechs Monaten denselben Mandanten betreut, findet sie nicht nur die Steuererklärung in DATEV, sondern auch den Kontext: worüber wurde gesprochen, welche Bedenken hatte der Mandant, welche Empfehlung wurde gegeben.
Aus unserer Zusammenarbeit mit kleineren Kanzleien wissen wir: Die Kombination aus internen Dokumenten (Arbeitsanweisungen, Listen, Prozesse) und Mandantenkommunikation als Wissensbasis liefert in der Praxis spürbare Ergebnisse. Das Feedback der Anwender zeigt zwei Effekte. Erstens fällt repetitive, zeitintensive Recherche weg, die als besonders belastend empfunden wird. Zweitens steigt die Qualität der Ergebnisse, weil der Assistent konsistent auf denselben Quellen arbeitet, während manuelle Recherche davon abhängt, ob man das richtige Dokument auf dem richtigen Laufwerk findet.
Und genau das ist ein häufiges Problem: In der Praxis existieren von einem Dokument acht verschiedene Versionen. Es gibt eine zentrale Ablage, die niemand nutzt, weil die Suche zu umständlich ist. Also liegt die aktuelle Version auf dem lokalen Rechner des Sachbearbeiters. Eine KI-Wissensdatenbank löst dieses Problem, weil sie den Inhalt indexiert, nicht den Dateinamen oder den Ordnerpfad. Ob das Dokument auf dem Server, im DMS oder im E-Mail-Postfach liegt, spielt für die Suche keine Rolle mehr.
Drei Schritte zum Kanzlei-Wissensmanagement
Die folgenden Schritte funktionieren unabhängig davon, ob Sie eine KI-Plattform einsetzen oder nicht. Sie sind der Startpunkt für jede Kanzlei, die Wissen systematisch sichern will.
Schritt 1: Bestandsaufnahme. Wo liegt welches Wissen in Ihrer Kanzlei? Typische Orte: DATEV (strukturierte Steuerdaten), E-Mail-Postfächer (Mandantenkommunikation, Beratungsnotizen), Netzlaufwerk/DMS (Verträge, interne Dokumente), Köpfe Ihrer erfahrenen Mitarbeiter (implizites Wissen, nicht dokumentiert). Die ehrliche Antwort in den meisten Kanzleien: 80 % des Beratungswissens liegt in den Köpfen und in E-Mails. Die Frage, die Sie sich stellen sollten: Was passiert, wenn der Kollege mit 25 Jahren Erfahrung nächsten Monat kündigt?
Schritt 2: Priorisierung. Nicht alles muss sofort gesichert werden. Identifizieren Sie die Wissensträger mit dem höchsten Risiko: Wer ist über 55? Wer betreut Spezialmandanten, die niemand sonst versteht? Wer hat Branchen-Expertise, die in der Kanzlei einmalig ist? Beginnen Sie dort.
Schritt 3: Tool-Auswahl nach vier Kriterien. Erstens, §203-Konformität: Kann das Tool mit Mandantendaten umgehen, ohne dass Sie ein strafrechtliches Risiko eingehen? Zweitens, KI-Fähigkeit: Kann das Tool Inhalte aus Dokumenten synthetisieren, oder ist es nur eine bessere Volltextsuche? Drittens, Einführungsbegleitung: Wird das Tool mit einem strukturierten Onboarding ausgeliefert, oder bekommen Sie einen Login und sind auf sich gestellt? Viertens, Datensouveränität: Wo liegen Ihre Daten, wer hat Zugriff, was passiert bei Vertragsende?
Die letzte Frage ist übrigens die häufigste, die Kanzleiinhaber in Erstgesprächen zum Thema Wissensmanagement stellen: „Haben Sie Zugriff auf meine Daten?" Die Sorge ist berechtigt. Jedes Tool, das Kanzleiwissen verarbeitet, muss diese Frage eindeutig beantworten können.
Wie §203-konforme KI-Nutzung in der Kanzleipraxis konkret aussieht, zeigen wir auf unserer Übersicht KI für Steuerkanzleien.
Sie möchten prüfen, wie strukturiertes Wissensmanagement in Ihrer Kanzlei aussehen kann? In einem 30-minütigen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam Ihren konkreten Bedarf, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Wissensmanagement?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert, versioniert und organisiert Dateien. Sie finden ein Dokument, wenn Sie wissen, wonach Sie suchen. Wissensmanagement geht einen Schritt weiter: Es extrahiert Inhalte aus Dokumenten und macht sie als Antworten verfügbar, auch wenn Sie nicht wissen, in welchem Dokument die Information steht. Der Unterschied ist wie zwischen einem Aktenschrank mit Registern und einem Kollegen, der alle Akten gelesen hat und Ihre Frage beantworten kann.
Wie lange dauert die Einführung eines KI-Wissensmanagement-Systems in einer Kanzlei?
Die technische Einrichtung (Anbindung der Datenquellen, Konfiguration der Assistenten) ist in wenigen Tagen erledigt. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Adoption: Mitarbeitende müssen lernen, dem System zu vertrauen und es in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Mit einem strukturierten Einführungsprogramm dauert dieser Prozess erfahrungsgemäß vier bis sechs Wochen, bis die ersten Ergebnisse sichtbar werden. Ohne Begleitung scheitern viele Einführungen an der Hürde, dass niemand das Tool konsequent nutzt.
Wie wird aus einem Mandantengespräch durchsuchbares Kanzleiwissen?
Über Meeting Intelligence und Voice-Dictation wird das Gespräch automatisch transkribiert und als strukturierte Zusammenfassung abgelegt. Der Gesprächsinhalt, die besprochenen Themen, offene Punkte und Empfehlungen werden Teil der Wissensdatenbank. Wenn ein anderer Kollege denselben Mandanten betreut, kann er das Gespräch nicht nur nachlesen, sondern gezielt danach fragen: „Was wurde mit Mandant X zum Thema Nachfolge besprochen?" Die Antwort kommt aus dem protokollierten Gespräch, nicht aus dem Gedächtnis eines Kollegen, der vielleicht gerade im Urlaub ist oder es nie aufgeschrieben hat.
