Kanzleinachfolge und Digitalisierung: Warum KI den Wert Ihrer Kanzlei sichert

57 % der Steuerberater sind über 50. Die wenigsten reden über Kanzleiwert. Dabei entscheidet sich genau jetzt, was Ihr Lebenswerk in fünf Jahren wert sein wird.

Sie haben Ihre Kanzlei über Jahrzehnte aufgebaut. Mandanten vertrauen Ihnen, Mitarbeiter kennen jeden Vorgang, Abläufe funktionieren – irgendwie. Aber: Funktionieren sie auch ohne Sie? Und noch wichtiger: Würde jemand dafür bezahlen?

Die Frage ist drängender, als die meisten Kanzleiinhaber wahrhaben wollen. Denn der Generationenwechsel in der Steuerberatung ist keine Prognose mehr. Er hat begonnen.

Die BStBK-Berufsstatistik 2024 liefert ein klares Bild. Zum 1. Januar 2025 sind 89.856 Steuerberater und Steuerbevollmächtigte in Deutschland registriert. Ihr Durchschnittsalter: 53,6 Jahre. Bei Männern liegt es bei 55,6 Jahren.

Die Altersstruktur im Detail: 13,4 % sind älter als 70 Jahre, 7,7 % zwischen 66 und 70, 9,6 % zwischen 61 und 65. Addiert man die Altersklassen ab 51, kommt man auf rund 57 % des gesamten Berufsstands. Auf der anderen Seite stehen gerade einmal 2,3 % unter 30 Jahren.

Parallel dazu sinkt die Selbstständigenquote seit Jahren. Sie liegt aktuell bei 66,4 % – Tendenz fallend. Immer weniger junge Steuerberater wollen überhaupt eine Kanzlei übernehmen. Viele entscheiden sich für die Anstellung in größeren Einheiten oder den Einstieg bei den „Big Four", bevor sie an Selbstständigkeit denken.

Das bedeutet: Die Zahl der potenziellen Kanzleiübernehmer schrumpft, während der Bedarf an Nachfolgekandidaten steigt. Wer als WK Personalberatung zusammenfasst: Am Markt finden sich zunehmend Kanzleien, die aufgrund fehlender Anpassung an veränderte Marktbedingungen an Wert verlieren.

Die klassische Faustregel – Kanzleiwert gleich Jahresumsatz – ist überholt. Heute wird der Kanzleiwert über verschiedene Verfahren ermittelt (modifiziertes Ertragswertverfahren, Umsatzmethode, Gewinnmethode) und mit einem Multiplikator zwischen 0,8 und 1,2 multipliziert.

Dieser Multiplikator ist entscheidend – und er hängt von Faktoren ab, die weit über die GuV hinausgehen. Michael Loch, Geschäftsführer der Glawe Unternehmensvermittlung, bringt es in Haufe Taxulting auf den Punkt: Je zukunftsfähiger eine Kanzlei vorbereitet ist, desto höher sei der theoretische Kanzleiwert. Jochen Muth von der Jochen Muth Unternehmensvermittlung ergänzt im selben Beitrag: Analoge Abläufe verursachen immer einen mehrfachen Aufwand für den künftigen Käufer.

Drei Faktoren treiben den Multiplikator nach oben:

Erstens der Digitalisierungsgrad. Die STAX 2024-Erhebung im Auftrag der BStBK belegt empirisch: Je höher der Digitalisierungsgrad einer Kanzlei, desto positiver die Umsatzentwicklung – und, etwas schwächer, die Gewinnentwicklung. Das ist kein Bauchgefühl. Das sind Daten aus fast 6.000 befragten Steuerberatern.

Zweitens die Mandantenstruktur. Sind Mandanten digital angebunden, sinkt der Übergabeaufwand. Sind sie analog, steigt er. Die DKB beschreibt es in ihrem Leitfaden zur Kanzleinachfolge so: Einen kompletten Betrieb nachträglich umzustellen, kann mit massiven Kosten einhergehen. Das drückt den Kaufpreis.

Drittens die Mitarbeiterstruktur. Ein gut geschultes, altersgemischtes Team erhöht den Kanzleiwert. Aber: Wenn das gesamte Kanzleiwissen in den Köpfen einzelner Mitarbeiter oder des Inhabers steckt, ist es bei einer Übergabe faktisch nicht transferierbar. Das ist ein Problem, das selten auf der Due-Diligence-Checkliste steht – aber bei jeder Übergabe zuschlägt.

Die meisten Kanzleien funktionieren nach dem gleichen Prinzip: Der Inhaber kennt seine Mandanten am besten. Die Sachbearbeiterin weiß, welche Eigenheiten Mandant X hat. Die Leiterin der Finanzbuchhaltung hat die Sondervereinbarungen im Kopf. Dokumentiert ist davon wenig.

DATEV beschreibt in ihrer Kanzleinachfolge-Serie eine typische Dynamik: Jährlich wechseln rund 1.500 Steuerberatungskanzleien den Eigentümer. Und bei jeder Übergabe ist die Mandantenbindung ein kritischer Faktor. Mandanten sind freie Dienstleistungsempfänger. Sie können jederzeit gehen – und tun es auch, wenn die Vertrauensbasis wegbricht.

Die Gründe sind nachvollziehbar: Die persönliche Bindung an den Alt-Berater fehlt. Der Nachfolger kennt die Mandantenhistorie nicht. Besondere Vereinbarungen, individuelle Beratungspräferenzen, branchenspezifische Besonderheiten – all das muss mühsam erfragt oder rekonstruiert werden. Wie steuerberaterseite.de treffend anmerkt: Die Beziehungen zu Mandanten pflegen häufig die Mitarbeiter und nicht der Steuerberater selbst. Wenn diese Mitarbeiter verunsichert sind oder gehen, geht das Wissen mit.

Das ist der Punkt, an dem KI von einem Effizienzwerkzeug zu einem Werterhaltungsinstrument wird.

Hebel 1: Kanzleiwissen institutionalisieren

Eine KI-gestützte Wissensplattform macht implizites Wissen explizit. Mandantenhistorie, Beratungspräferenzen, Sondervereinbarungen, steuerliche Strategien – alles, was heute in Köpfen und E-Mail-Postfächern liegt, wird systematisch erfasst und durchsuchbar.

Für den Nachfolger bedeutet das: Er hat vom ersten Tag an Zugriff auf das gesamte Kanzleiwissen. Nicht als Aktenberg, sondern als strukturierte, abfragbare Wissensbasis. Die Einarbeitungszeit sinkt von Monaten auf Wochen.

Hebel 2: Skalierbare Prozesse statt Personenabhängigkeit

Die STAX 2024-Sonderauswertung zur Digitalisierung zeigt: Die größten Hürden für weitere Digitalisierung sind nicht Technik oder Finanzen. Es sind organisatorischer Aufwand, innere Widerstände und mangelnde Zeit.

KI kann hier den Knoten lösen. Standardprozesse – Mandantenkommunikation, Dokumentenanalyse, Recherche, interne Wissensvermittlung – lassen sich systematisieren. Das reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Personen und schafft Prozesse, die auch nach dem Inhaberwechsel funktionieren. Ein Nachfolger, der skalierbare Abläufe vorfindet, muss keine Infrastruktur neu aufbauen.

Hebel 3: Attraktivität für junge Nachfolger

Die junge Generation von Steuerberatern sucht gezielt nach modernen Kanzleien. Haufe Taxulting zitiert Kanzleivermittler Loch: Berufseinsteiger, die eine Nachfolge antreten, interessieren sich vorrangig für volldigitalisierte Kanzleien. Die DKB bestätigt: Junge Nachfolger wünschen sich eine moderne und digitalisierte Kanzlei. Ist das nicht gegeben, haben sie die Chance, einen deutlich niedrigeren Preis auszuhandeln.

KI-Infrastruktur signalisiert Zukunftsfähigkeit. Für einen Käufer macht es einen Unterschied, ob er eine Kanzlei mit Pendelordnern und Fax übernimmt oder eine mit digitalen Workflows und einer intelligenten Wissensplattform. Im ersten Fall kauft er ein Sanierungsprojekt. Im zweiten eine funktionsfähige Einheit.

Nehmen wir eine Einzelkanzlei mit 305.000 € Umsatz – das ist laut STAX 2024 der aktuelle Durchschnitt. Bei einem Multiplikator von 0,8 (niedrig, wenig digitalisiert) ergibt sich ein Kanzleiwert von 244.000 €. Bei 1,2 (hoch, zukunftsfähig aufgestellt) sind es 366.000 €.

Die Differenz: 122.000 €. Das ist kein theoretischer Wert. Das ist der Betrag, den ein Kanzleiinhaber bei seiner Altersvorsorge verliert oder gewinnt – je nachdem, ob er seine Kanzlei in den Jahren vor dem Verkauf transformiert hat oder nicht.

Kanzleivermittler Muth empfiehlt, sich fünf bis zehn Jahre vor der geplanten Übergabe mit Transformationsthemen zu beschäftigen. Sein klares Fazit: Aussitzen ist keine Option.

Die Kanzleinachfolge ist kein Thema für „irgendwann". Wenn Sie über 50 sind, ist „jetzt" der richtige Zeitpunkt, drei Dinge zu tun:

Erstens: Wissen dokumentieren. Alles, was heute nur in Ihrem Kopf oder in dem Ihrer Mitarbeiter steckt, ist bei einer Übergabe wertlos. Eine KI-gestützte Wissensplattform macht dieses Wissen übertragbar – unabhängig davon, ob der Nachfolger morgen kommt oder in zehn Jahren.

Zweitens: Prozesse standardisieren. Je weniger der Kanzleibetrieb von einzelnen Personen abhängt, desto attraktiver ist er für Käufer. KI-gestützte Automatisierung ist hier der schnellste Hebel.

Drittens: Digitalisierungsgrad als Wertfaktor begreifen. STAX 2024 belegt den Zusammenhang empirisch. Haufe Taxulting dokumentiert die Käufererwartungen. Die Botschaft ist eindeutig: Digitale Kanzleien erzielen höhere Kaufpreise.

Ein häufiger Fehler: Kanzleiinhaber setzen Digitalisierung mit der Anschaffung neuer Software gleich. Neue DATEV-Module, ein DMS, vielleicht ein Mandantenportal – alles wichtig, aber kein Differenziator beim Kanzleiverkauf.

Der eigentliche Werttreiber ist die Frage: Ist das Kanzleiwissen systematisch erfasst und zugänglich? Kann ein Nachfolger die Mandantenbeziehungen fortführen, ohne bei null anzufangen? Funktionieren Abläufe auch dann, wenn Schlüsselpersonen wechseln?

Das sind Fragen, die über die klassische Kanzlei-IT hinausgehen. Und es sind genau die Fragen, die eine KI-Plattform beantworten kann – vorausgesetzt, sie ist branchenspezifisch, §203-konform und in bestehende Kanzlei-Workflows integrierbar.

Sie haben 25, 30, vielleicht 35 Jahre in Ihre Kanzlei investiert. Der Kaufpreis bei der Übergabe wird darüber entscheiden, ob sich diese Investition auch finanziell gelohnt hat.

Die Daten sind eindeutig: Der Digitalisierungsgrad korreliert mit dem Kanzleiwert. Junge Nachfolger suchen moderne Kanzleien. Kopfmonopole vernichten Übergabewert. KI ist der effizienteste Hebel, um alle drei Faktoren gleichzeitig zu adressieren.

Wie eine §203-konforme KI-Plattform konkret dazu beiträgt, Kanzleiwissen zu sichern, Prozesse zu skalieren und den Kanzleiwert zu steigern, zeigen wir auf unserer Übersichtsseite → KI für Steuerberater